Cijfers gebruiken: Operationele verbeteringen

1. Het waarom van een boekhouding
2. Financieel doel van de onderneming
3. De lange termijn winsten maximeren
4. Het kapitaal minimaliseren
5. Winst maximeren EN kapitaal minimaliseren
6. Maatstaven voor Winst maximalisatie
7. Maatstaven voor Kapitaal minimalisatie
8. De operationele Ratio's
9. Conclusie

1. Het waarom van een boekhouding

Binnen bedrijven hebben we een boekhouding en maken we overzichten om drie redenen: 

  1. Aansturing van de onderneming:

Om zelf de status van het bedrijf te weten zodat ik deze kan besturen: Wat moet ik betalen, wat kan ik innen, hoeveel geld heb ik op de bank, zal ik ergens in investeren, hoe goed presteren mijn producten, hoeveel heb ik besteed aan..... 

  1. Extern verantwoording afleggen:

Jaarlijks maakt een bedrijf het jaarverslag voor de aandeelhouders, de leningenverstrekkers, de belastingdienst en andere belanghebbende.....

  1. Interne beheersing van de onderneming:

Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het bedrijf dat doet wat van hem verwacht wordt, ter bescherming van de bezittingen van de onderneming. Zonder boekhouding zouden de bezittingen van de onderneming vogelvrij zijn. 

2. Financieel doel van de onderneming

Voordat we kunnen spreken over het vaststellen van operationele verbeteringen is het belangrijk om de doelstelling van een onderneming duidelijk te definiëren. Hierdoor worden namelijk de individuele verbeteringen in een kader gesteld. Alle ondernemingen hebben tot doel om: De waardekringloop samen met de drie financiële overzichten

  • De lange termijn winst te maximeren

  • Het gebruikte kapitaal te minimaliseren

Heeft de onderneming geen directe winstdoelstelling zijn de financiële kaders niet anders. Zo zal een school weliswaar de winst niet willen maximeren doch de les kwaliteit binnen de beschikbaar gestelde middelen (=winst 0) met zo min mogelijk kapitaal.   

Om de twee doelstellingen te realiseren maken we gebruik van de beschikbare financiële overzichten. De Winst en Verliesrekening, geeft een overzicht van de geldwaarde van de verrichte activiteit en de daarvoor verbruikte middelen. De Balans geeft de bezittingen van de onderneming weer aan de linker, activa kant en de verdeling van deze bezittingen, de passiva aan de rechter kant. Het derde en laatste overzicht is het Kasstroomoverzicht dat laat zien hoeveel geld de onderneming is in en uitgestroomd binnen de periode.     

3. De lange termijn Winst maximeren

De bovenstaande kop bestaat uit drie belangrijke onderdelen. Allereerst de winst, deze is de resultante van de Winst en Verliesrekening en geeft weer hoeveel er "over" is van de waarde van de gerealiseerde activiteit (omzet) nadat we daarvoor gebruikte middelen (kosten) in mindering gebracht hebben. Daarnaast hebben we natuurlijk niet tot doel om één jaar de winst zo hoog mogelijk te hebben, maar voor de lange termijn. 

4. Het gebruikte kapitaal minimaliseren

De onderneming werkt met gebouwen, machines, voorraden, (de activa) om producten te maken of diensten te realiseren voor klanten (de omzet). Voor de aanschaf van deze activa is geld nodig dat wordt verstrekt aan de onderneming door eigenaren of leningen verstrekkers (de passiva). Iedereen die geld in de onderneming stopt verwacht daarvoor een vergoeding aan het einde van het jaar. Dit is het dividend voor de eigenaren en de rente voor de bank. 

5. Winst Maximeren EN Kapitaal Minimaliseren

Doelstelling is om de eigenaren van de onderneming zo veel mogelijk vergoeding te geven. Hoe kan ik dit als bedrijf doen? Door of meer winst te maken, dan wel minder kapitaal te gebruiken. Immers indien ik mijn voorraden verlaag kan ik het geld dat niet meer nodig is voor de voorraad gebruiken om af te lossen. Hierdoor betaal ik minder rente en heb ik meer winst. Of ik kan een gedeelte van de aandeelhouders "uitkopen" waardoor ik de toekomstige winst met minder personen hoef te delen. 

6. Maatstaven voor Winstmaximalisatie

De Winst en Verliesrekening start met de omzet. De geld waarde van de door mij verrichte activiteit. Als ik meer winst wil maken kan ik proberen meer spullen te verkopen of het zelfde aantal voor een hogere prijs. 
Daarnaast kan ik natuurlijk proberen de verbruiken (ten behoeve van die omzet) te verlagen. Kan ik goedkoper inkopen, kan ik efficiënter produceren, kan ik met lagere logistieke kosten mijn producten op de plaats van bestemming krijgen. 

Om goed inzicht te houden in de ontwikkeling van de verschillende aspecten van de Winst en Verliesrekening maken we tussen tellingen. Deze geven we ook een naam en we vergelijken hoe de specifieke kosten zich ontwikkelen ten opzichte van de omzet.  
 

Omzet Producten verkocht 200  
Kosten van de verkochte producten 70 35%
Bruto Marge 130 65%
Transport & Logistiek 20 10%
Netto Marge 110 55%
Verkoopkosten 20 10%
Personeelszaken, Administratie, Directie 30 15%
Operationele Winst (voor Rent een Belasting) 60 30%
Rente 10 5%
Belasting 10 5%
Netto Winst 40 20%

Let op: De tussen tellingen zoals Bruto en Netto Marge worden tussen bedrijven verschillend toegepast. De methode van berekenen is echter altijd de zelfde. Neem de omzet en haal er de kosten die er boven staan vanaf. 

Bruto Marge Percentage = Bruto Marge / Omzet * 100% = 130 / 200 * 100% = 65%

Netto Marge Percentage = Netto Marge / Omzet  * 100% = 110 / 200 * 100% = 55%

Operationele Winst Percentage = Operationele Winst / Omzet * 100% = 60 / 200 * 100% = 30%

Netto Winst Percentage = Netto Winst / Omzet  * 100% = 40 / 200 * 100% = 20%

Je kunt op deze manier natuurlijk net zo lang door gaan als het nuttig voor je is om inzicht te krijgen. 

7. Maatstaven voor Kapitaal MinimalisatieKapitaal gebruik in de waardekringloop

Kapitaal minimaliseren doe je door ervoor te zorgen dat het geld niet "op slot" zit in spullen. Vandaar ook het aloude gezegde: "Geld moet rollen". Het beste kan ik dit wederom uitleggen op basis van de waardekringloop. Je besluit een product in te kopen. Daarbij is het van belang dat je de spullen ook snel weer kunt verkopen. Ik hoef aan niemand uit te leggen dat het niet goed is als de producten twee jaar in het magazijn liggen. Nadat je de producten (natuurlijk hopelijk met zo veel mogelijk winst) hebt verkocht ontstaat een vordering op de klant (debiteuren positie). Ook hierbij wil je dat de klant jouw zo snel mogelijk betaald zodat je het geld weer kunt gebruikten. Wellicht iets minder voor de hand liggend maar ook de kas positie wil je zo laag mogelijk hebben. Immers je wilt dat het geld voor je "werkt" en niet dat het op de "plank" ligt. De laatste positie in de waardekringloop is een heel bijzondere. Namelijk de schuld die je hebt aan de leverancier. Dit is een soort van kapitaalverstrekking. Immers de leverancier stelt jouw spullen ter beschikking waarmee je werkt en die je nog niet betaald hebt. Deze wil je dus het liefst zo veel mogelijk hebben. Je betaald de leverancier immers (normaal gesproken) geen rente. 

Gebruik zo min mogelijk kapitaalOok de pijlen tussen de verschillende stappen van de waardekringloop wil je zo snel of langzaam mogelijk doen. Immers als je besteld hebt bij je leverancier wil je de goederen liefst de zelfde dag nog ontvangen. Als de klant bij jouw besteld heeft wil je snel leveren en natuurlijk nog op het zelfde moment de rekening versturen. Zie ook de afbeelding hiernaast. 

Heel belangrijk is het om te onthouden dat financiën heel eerlijk zijn. Het is niet belangrijk wáár in de kringloop je tijd bespaard. Iedere dag is even waardevol. Je moet je dus afvragen of het makkelijker voor je is om één dag minder voorraad te hebben, of één dag sneller te leveren of één dag eerder de rekening te sturen of een betalingstermijn van één dag korten, enz...... enz...... Bij veel bedrijven zie ik dat ze tegen heel veel kosten sommige stappen van de kringloop verbeteren en totaal geen aandacht hebben voor andere stappen uit de keten. Vergeet niet: Het is een kringloop!

8. De Operationele Ratio's 

Op basis van de bovenstaande kringloop zijn wij Financials natuurlijk zelfs zonder fantasie tot een grote hoeveelheid maatstaven gekomen. 

Omloopsnelheid Voorraad of Voorraad dagen 

Hoeveel dagen heb ik de voorraad in mijn magazijn liggen voordat ik deze naar de klant breng.
Voorraad / Omzet * 365 = aantal dagen voorraad

Omloopsnelheid Debiteuren of Debiteuren dagen

Na hoeveel dagen gemiddeld betalen mijn klanten de rekeningen?
Debiteuren / Omzet * 365 = aantal dagen debiteuren

Omloopsnelheid Crediteuren of Crediteuren dagen

Na hoeveel dagen betaal ik mijn leveranciers? Let op: Ik wil ze natuurlijk het liefst zo laat mogelijk betalen. Mijn doelstelling is dus omgekeerd!
Crediteuren / COGS * 365 of ook wel Crediteuren / inkoopvolume * 365. Ik gebruik het inkoopvolume of de Kostprijsverkopen omdat ik daardoor de marge die ik maak op de producten buiten beschouwing laat. 

Gebruik zo min mogelijk kapitaal en verbeter daar waar het makkelijk te realiseren is!Zoals al eerder beschreven is focusseren op één item zonder naar de rest te kijken niet bijzonder slim.
Dus hier volgen er nog een paar..... 

  • Dagen na order naar leverancier tot ontvangst goederen
  • Dagen na ontvangst offerte tot uitlevering goederen
  • Dagen na levering tot rekening versturen
  • Dagen na verlopen betalingstermijn tot versturen aanmaning (nog beter is te bellen;-)
  • Dagen tot geld afstorten
  • Dagen tot betaalopdracht verwerken

En omgekeerd met tot doel zo langzaam mogelijk

  • Dagen tot ontvangen rekening van leverancier
  • Dagen tot ontvangen van aanmaning van leverancier

De waardekringloop die ik gebruik is een zeer eenvoudige. Zoals ook al eerder besproken kan ik deze natuurlijk zo ver uitbouwen als nodig is voor mijn bedrijf. En voor iedere balanspost als ook voor iedere pijl die er tussen staat kan ik dan weer doodleuk een ratio bedenken!

Het maakt niet uit waar je kapitaal versnelt iedere Euro is er één! Dus zoek de makkelijkste plaats om te versnellen als je je doelen wilt halen!

Omloopsnelheid kapitaal

Afgezien van individuele blokken uit de waardekingloop kunnen we ook gaan groeperen......... 
Hoeveel kapitaal (of investeringen) heb ik nodig om het bedrijf draaiende te houden.
Totaal activa / Omzet * 365.

9. Conclusie Operationele verbeteringen

De doelstelling van de onderneming is om met zo min mogelijk kapitaal een zo hoog mogelijke winst te realiseren. Om deze algemene doelstelling in hapklare brokken te verdelen hebben we een enorme hoeveelheid ratio's verzonnen. Deze komen er allemaal op neer dat geld moet rollen. Oftewel het mag niet vast zitten in Voorraad, Debiteuren of andere kapitaalmiddelen zoals machines en gebouwen.

Veel ondernemingen hebben een veel te eenzijdige kijk op kapitaal minimalisatie. Ze spenderen miljoenen aan het versnellen van het productieproces, we kennen allemaal Lean, maar laten de aflever bon vervolgens dagen op tafel liggen voordat er een rekening wordt verstuurd. Iedere dag verdient in de keten is er één. Waar je die bespaard is volkomen gelijk!!

Bekijk hier mijn training financiële overzichten toepassen.

Wil je mijn gratis Boek Financieel Management ontrafeld ontvangen?

Vul dan onderstaand formulier in en vermeld bij de omschrijving "Boek Financieel Management". Je ontvangt dan het boek en mijn artikel: "De acht meest gemaakte financiële fouten door managers".