De Balans: Een overzicht van "wat heb ik" en "van wie is het"

2. De Balans: Wat heb ik en van wie is het.
3. De opbouw van de Balans
4. De Balans in balans
5. De Balans als "parkeerplaats" van de financieel manager
6. De doelstelling van de Balans
7. De structuur van de Balans
8. Enkele belangrijke termen uit de Balans
9. De aansluiting van de Balans met de Winst en Verliesrekening en het Kasstroom overzicht
10. Conclusie

De Balans is één van de drie financiële overzichten. Samen met de Winst en Verlies rekening en het Kasstroom overzicht vormt het de kern van Financieel Management. De Balans is een bijzonder overzicht omdat het een moment opname is en bestaat uit twee delen. Het eerste deel, dat we de activa noemen, bestaat uit een lijst met alles wat de onderneming heeft met de bijbehorende waarde. Het tweede deel noemen we de passiva, dit beslaat een overzicht met allen die een aanspraak hebben op de onderneming en welke waarde deze aanspraak heeft. Of heel eenvoudig weergegeven: Wat heb ik en van wie is het.

Heb je iets gehad aan dit artikel en wil je mij helpen? Deel dit overzicht dan via de balk aan de rechterkant op LinkedIn, Facebook of Twitter en help ook anderen in je netwerk!

 

1. De Drie overzichten van Financieel ManagementFinancieel Management, de waardekringloop en de drie Financiële overzichten

Alle ondernemingen leggen jaarlijks verantwoording af in de vorm van financiële overzichten. Kleine ondernemingen doen dit met name voor de belastingdienst, de grote ondernemingen doen dit daarnaast ook om hun eigenaren en andere belanghebbende te informeren. Dit “informeren” gebeurt door het maken van een jaarverslag dat bestaat uit informatie van de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen, een verklaring van de accountant en een Jaarrekening. Deze laatste is het cijfermatige deel en is wederom opgebouwd uit drie overzichten. In de gehele wereld is de structuur van Financieel Management gelijk en bestaan de drie overzichten uit de Winst en Verlies rekening, het Kasstroomoverzicht en de Balans.

1.1 De Winst en Verliesrekening: Het overzicht van gerealiseerd minus verbruikt.

De Winst en Verliesrekening is het meest besproken financiële overzicht en geeft inzicht in de winstgevendheid van de activiteiten van ondernemingen: Wat, en voor welke waarde is gerealiseerd aan geleverde producten en diensten. Hiervan worden de kosten afgetrokken. Dit is de waarde van de spullen en tijd die verbruikt is om de leveringen te realiseren. Lees mijn artikel over de Winst en Verlies rekening waarin ik deze uitleg.

1.2 Het Kasstroom overzicht: Hoeveel geld stroomt de onderneming in en uit.

Het Kasstroom overzicht geeft inzicht in de geldstromen in en uit de onderneming in een specifieke periode. Daarnaast maakt het overzicht onderscheid tussen waar het geld vandaan komt en waar het naar toe gaat. We maken een operationele kasstroom die voortkomt uit de “normale” activiteiten van de onderneming. Ten tweede de geldstroom die wordt besteed aan investeringen of voortkomt uit de verkoop van investeringsgoederen en als laatste de stroom van en naar de eigenaren en de schuldverstrekkers

2. De Balans: Wat heb ik en van wie is het.De waardekringloop in relatie tot de balans

Het bijzondere aan de balans is dat het een moment opnamen betreft. Dit in tegenstelling tot de Winst en Verliesrekening en het Kasstroom overzicht die beide richten op gebeurtenissen en een periode beschrijven. De Balans is een momentopname van alle bezittingen en schulden die de onderneming op een bepaald moment in de tijd heeft. We zien dan ook in de jaarverslagen van de ondernemingen dat zowel een balans aan het begin van de periode als een aan het einde van de periode wordt gepubliceerd. Wil je een balans beoordelen zul je dus de verschillen tussen de twee momenten moeten beoordelen.

3. De opbouw van de Balans

De Activa: De Linkerkant van de balans noemen we de activa met daarop alle bezittingen beschreven van de onderneming inclusief de waarde zoals in de boeken vermeld. Deze vermelding kan beschreven worden door de oorspronkelijke waarde te geven met daarbij de waarde die is verbruikt of door alleen het saldo van de twee, de huidige waarde, te beschrijven.

  • Materiële activa: We maken bij de Activa op verschillende manieren onderscheid, bijvoorbeeld tussen Activa die we kunnen “vastpakken”, materiële activa, zoals grond, gebouwen of machines en bezittingen die we niet kunnen “vastpakken”, Immateriële activa zoals patenten of rechten. 
  • Vaste Activa: Daarnaast maken we ook verschil tussen bezittingen die we “gebruiken”, vaste activa, zoals een gebouw dat ik meerdere periodes kan benutten en vlottende activa die we “verbruiken”, zoals voorraad of geld.
  • Financiële Activa: Ondernemingen zijn vaak aan elkaar verbonden waarbij de moeder de aandelen van de dochteronderneming als een bezitting (financieel actief) op haar balans heeft staan. De Balans een overzicht van "wat heb ik" en "van wie is het"

De Passiva: Beschrijven de activa “wat ik heb” zo beschrijven de passiva “van wie het is” of meer specifiek wie aanspraken heeft in welke omvang. De passiva wederom verdelen we in twee groepen.

  • Eigen Vermogen: Het gedeelte dat toekomt aan de eigenaren van de onderneming. Hierin maken we wederom verschil tussen datgene wat is ingelegd door de eigenaren, het aandelen kapitaal en de uit het verleden door de onderneming zelf gerealiseerde winsten en reserves.
  • Vreemd Vermogen: De tweede groep wordt gevormd door de leningen verstrekkers, de vreemd vermogen verschaffers. Hierbij kun je denken aan de Bank of privé verstrekkers maar ook de leveranciers (die nog betaald moeten worden) vormen een groot deel van het vreemd vermogen.

4. De balans in balans

De reden voor het in balans zijn van de balans is geen technische. Immers aan de activa kant beschrijf ik “wat ik heb” en aan de passiva kant beschrijf ik “wie het toekomt”. Indien bijvoorbeeld door omstandigheden blijkt dat het gebouw plotseling niets meer waard is zullen de eigen vermogen verschaffers dit merken in de waarde die hun toekomt. Immers de hypotheek verandert niet door deze gebeurtenis.

  • Een voorbeeld van een privé balans: Stel je start een bedrijf en stort het geld 1000 op de nieuwe bankrekening. Na deze gebeurtenis ziet de balans er als volgt uit. Indien je besluit met dit geld een gebouw van 2000 aan te schaffen en het verschil met een hypotheek te financieren ziet de balans er na deze transactie als volgt uit. Nu blijkt om wat voor reden dan ook dat het gebouw in waarde is toegenomen naar 2300. Hierdoor veranderd de hypotheek niet en zijn de aandeelhouders blij. Indien het omgekeerde gebeurt en de waarde van het gebouw zakt naar 1700 zijn de aandeelhouders verdrietig. Kortom: De balans is in balans omdat wat ik heb aan iemand toekomt.

De Balans bij oprichting   De balans na aanschaf van het gebouw

De waarde van het gebouw is toegenomen   De waarde van het gebouw is afgenomen

5. De balans als “parkeerplaats” van de financieel manager

De Winst en Verlies rekening laat de realisaties en verbruiken van de onderneming zien. Wat is geleverd en wat is gebruikt of opgemaakt. Het Kasstroom overzicht laat de geldstromen van de onderneming zien. Hoeveel geld is de onderneming in- en uitgestroomd. Indien er activiteiten plaatsvinden binnen de onderneming die niet tot realisatie of verbruik leiden en ook niet tot geldstroom in of uit moeten deze ergens geparkeerd worden. De parkeerplaats van de financiële persoon is de Balans. Een voorbeeld om het duidelijker te maken helpt hierbij.

  • Een handelsorganisatie: Stel een handelsorganisatie gaat voor € 100 stoelen inkopen. Op het moment van de ontvangst van de stoelen slaan wij deze op in het magazijn. Hierdoor ontstaat zowel een bezitting in de voorraad alsook een schuld richting de leverancier. Omdat er geen realisatie is door middel van de verkoop en ook geen betaling is naar de leverancier, zal door deze activiteit geen vermelding op de Winst en Verlies rekening plaatsvinden en ook geen vermelding op het kasstroom overzicht, we hebben de leverancier immers nog niet betaald. Op het moment dat we de stoelen leveren voor € 120 aan de klant realiseren we een activiteit die we in de Winst en Verlies rekening opnemen. Hierdoor zijn de stoelen echter ook geen bezitting meer van de onderneming en zijn ze dus geen onderdeel meer van de voorraad. Echter heb ik daarvoor in de plaats wel een vordering op mijn klant. Immers hij moet me nog de stoelen in de toekomst nog betalen. Op het moment dat hij dat doet betreft het een geld instroom die in het kasstroom overzicht wordt opgenomen. Op dat moment vervalt mijn vordering op de klant maar heb ik daarvoor in de plaats wel geld in kas. Als ik mijn leverancier vervolgens de rekening van de stoelen ga betalen genereer ik een geld uitstroom (op het kasstroom overzicht) en is mijn kasgeld lager op de balans maar de schuld is ook weg.

De balans na ontvangst van de stoelen   De balans na levering van de stoelen

De balans na betaling door de klant   De balans na betaling aan de leverancier

6. De doelstelling van de balans

Zoals bij alle financiële overzichten is ook de doelstelling bij de balans om “in control” te zijn. Oftewel, weten wat er aan de hand is binnen de organisatie en daar met acties op inspelen om verbeteringen te realiseren.  Bij de Winst en Verlies rekening snapt iedereen dat het doel is om de winst zo hoog mogelijk te hebben. Maar wat is het doel van de balans en waarom? Doel van de Balans is om met zo min mogelijk kapitaal / activa (de waarde van de gebouwen, machines, voorraad) te werken. Waarom? Een van de gouden regels uit Management Accounting.

Kapitaal minimalisatie: Iedere kapitaalverstrekker die geld aan de onderneming geeft wil daar iets voor terug. Het maakt niet uit of we spreken over de bank die een lening verstrekt en daarvoor rente wil ontvangen of een aandeelhouder die investeert voor het dividend dat hij verwacht. Kortom: Iedereen die kapitaal investeert eist rendement. Bekijk ook mijn video over de taart en aandeelhouderswaarde voor meer inzicht. Doelstelling van de balans is dus zo min mogelijk aan waarde te “benutten” met een zo hoog mogelijke winst. 

7. De structuur van de balans

Zoals boven besproken bestaat de balans uit twee stukken die ieder exact even groot zijn. De activa die aangeven wat heb ik en de passiva die aangeven van wie is het. Alle balansen in de wereld kennen deze tweedeling. 

  • Structuur activa: De Nederlandse opbouw van de balans is om bij de activa te starten met die onderdelen die ik het langste gebruik zoals grond en gebouwen, de materiële vaste activa. Vervolgens benoemen we de onderdelen die minder lang gebruikt worden zoals de immateriële activa zoals patenten of IT-systemen. Het laatste beschrijven we de vlottende activa zoals voorraad en geld. In de Engelse balansen worden de zelfde groepen gemaakt maar zij draaien de zaken om en starten met de kortst lopende en eindigen met de langstlopende.
  • Structuur passiva: De Nederlandse opbouw van de balans bij de passiva is om te starten met het Eigen Vermogen dat het langste in de onderneming aanwezig is zoals aandelen kapitaal, winsten uit het verleden en reserves. Als tweede en laatste wordt het vreemd vermogen beschreven waarbij we weer starten met die onderdelen die het langst lopen zoals de hypotheek en eindigen met de kortst lopende zoals het leveranciers krediet dat we ontvangen. Ook hier draaien de Engelstaligen het om en starten met het kortlopende VV en eindigen met het aandelen kapitaal.

 

8. Enkele belangrijke termen uit de balans

Debiteur

Een debiteur is een klant van de onderneming die nog een rekening heeft open staan die hij aan het bedrijf moet betalen. Het is ook wel iemand die nog een schuld heeft aan het bedrijf. Doelstelling van de onderneming is om zo min mogelijk debiteuren te hebben. Iedereen wordt gevraagd zo snel mogelijk het geld te betalen voor de goederen en diensten die ze hebben ontvangen. 

Crediteur

Een crediteur is een leverancier van het bedrijf die een product of dienst heeft geleverd en een rekening heeft gestuurd aan het bedrijf die nog betaald moet worden.  Het is ook wel iemand die nog een vordering heeft op het bedrijf. Doelstelling van de onderneming is om zo veel mogelijk crediteuren te hebben. Iedereen wordt gevraagd om zo laat mogelijk geld te vorderen voor de goederen en diensten die ze geleverd hebben. 

Debiteuren / Crediteuren

De gouden doelstelling van de onderneming met betrekking tot management accounting kan in twee aspecten beschreven worden:

  1. Maak zo veel mogelijk winst
  2. Gebruik zo min mogelijk kapitaal

Hoe kun je weinig kapitaal gebruiken binnen je bedrijf? Laat je klanten snel betalen en betaal je leverancier laat. Denk eens aan de supermarkt...... Zelf betaal je voordat je het pand verlaat, terwijl de tuinder die de tomaten geleverd heeft ze pas weken later betaald krijgt. 

Goodwill
Goodwill is een term die aan de activa kant van de balans staat. Dit betekend dat het een bezitting is van de onderneming die het op haar balans heeft staan. Maar wat is Goodwill? In het kort is dit het verschil tussen de door de kopende partij betaalde prijs voor de overgenomen onderneming en de waarde van die onderneming in de boekhouding. Nu zul je denken maar hoe kan dat? Ik koop iets en dan is het minder waard? Dan zou ik het toch niet kopen!

Het ontstaan van Goodwill komt voort uit de accounting grondslagen. Bij het maken van financiële overzichten hebben we afgesproken dat we voorzichtig zijn met het bepalen van de waarde. Met andere woorden zaken die we niet zeker in geld kunnen omzetten nemen we niet op in onze lijst van bezittingen (= de balans).

Waarom worden bedrijven gekocht? Natuurlijk vanwege de bezittingen die ze hebben zoals de grond of gebouwen. Echter heel vaak worden bedrijven ook overgenomen vanwege de kennis die ze hebben, vanwege het verkoopkanaal of de merknaam. Deze laatste groep zijn typisch bezittingen die we vanwege het voorzichtigheidsprincipe niet opnemen op de balans. Immers: "Wat zijn ze waard?" en "Kan ik dat wel met zekerheid te gelden maken in de toekomst?"

Concluderend: Goodwill is het verschil in waarde tussen de betaalde prijs bij de overname en de minimale waarde van de onderneming als ik volgens de boekhoud principes een inschatting van de waarde maak. Maar de kopende partij moet toch ook voorzichtig zijn? Natuurlijk en daarom zal zij in de daarop volgende jaren deze goodwill in waarde laten afnemen (door middel van afschrijvingen) en regelmatig in het bijzonder evalueren (impairment).

Reëel aandelen kapitaal en Nominaal aandelen kapitaal en agio reserve

Het aandelen kapitaal van een onderneming bestaat uit het aantal uitgegeven (=verkochte) aandelen maal de prijs voor die aandelen. Bij het nominaal aandelen kapitaal nemen we als grondslag de prijs die op het aandeel vermeldt staat. De nominale waarde van de aandelen wordt weergegeven op de balans van de onderneming. Worden de aandelen initieel voor een hogere prijs verkocht dan de prijs op het aandeel vermeld wordt deze boekhoudkundig geplaatst in de Agio reserve. Bij het reële aandelen kapitaal nemen we de prijs zoals deze op de beurs verhandeld wordt. Deze kan dus veel hoger maar ook veel lager zijn en vormt geen onderdeel van de balans of de boekhouding van het bedrijf.  

Kennisbank Top-100 financiële termen

Er zijn natuurlijk nog veel meer financiële termen die betrekking hebben op de balans. Bekijk de Kennisbank voor meer termen en vertalingen. Of zoek hier op alfabet.

9. De aansluiting van de Balans met de Winst en Verliesrekening en het Kasstroomschema

De samenhang van de Balans, Winst en Verliesrekening en het KasstroomschemaDe drie financiële overzichten uit de jaarrekening staan niet los van elkaar. Alle drie weerspiegelen ze op hun eigen manier de activiteiten en bezittingen van de onderneming. De periode start met de beginbalans. Hierop staan alle bezittingen en de eigendomsverhoudingen van de onderneming. Vervolgens zijn er een aantal activiteiten binnen de onderneming die worden weergegeven in de Winst en Verliesrekening en het Kasstroomoverzicht. De periode wordt afgesloten met een eindbalans. 

Het verschil in 'resultaat uit het verleden' van de begin en eind balans is gelijk aan het resultaat van de Winst en Verliesrekening. Het verschil in kas tussen de begin en eindbalans wordt verklaard door het Kasstroomoverzicht.

In de praktijk zijn er een aantal factoren die aansluiting van de winst meer gecompliceerd maken. Denk bijvoorbeeld aan een onderneming die in verschillende landen actief is en bezittingen heeft, die in verschillende valuta gewaardeerd worden en waardoor wisselkoers resultaten ontstaan. Deze moeten ook verwerkt worden en dit vindt ook plaats via het Eigen Vermogen.   

Bekijk hier mijn training financieel management.

10. Conclusie

In dit artikel heb ik beschreven wat er op de balans staat en wat het doel is. Een aantal uitgangspunten om te onthouden: Allereerst, de balans is in balans omdat deze aan de ene kant beschrijft wat ik heb en aan de andere kant van wie het is. Ten tweede, de balans is een moment opname, om een oordeel te vormen is het van belang verschillende balansen naast elkaar te leggen en deze te vergelijken. Doel van iedere balans is om zo min mogelijk kapitaal in te zetten omdat iedereen die geld in de onderneming stopt er ook iets voor terug wil hebben. Het is net als op een feest: Hoe krijg ik een groot stuk taart? Door of een grote taart te bakken (veel winst maken) dan wel weinig mensen uit te nodigen (weinig kapitaal inzetten). En het aller belangrijkste: Waarom kijk je naar een Balans? Om te beoordelen hoe goed doe ik het? Wat is er gebeurt? Waar moet ik bijsturen? Welke acties zou ik kunnen of moeten nemen? Lees ook mijn artikel over de cijfers beoordelen waarbij we gebruik maken van de balans als bron voor beoordeling.

Wil je meer leren over Financieel Management volg dan een van mijn trainingen. Ik maak ze graag op maat voor het bedrijf of schrijf je in voor een open training. Geen tijd voor een complete training bekijk dan mijn YouTube video's over de verschillende financieel management thema's!

Wil je mijn gratis Boek Financieel Management ontrafeld ontvangen?

Vul dan onderstaand formulier in en vermeld bij de omschrijving "Boek Financieel Management". Je ontvangt dan het boek en mijn artikel: "De acht meest gemaakte financiële fouten door managers".